Yeni sistem sayesinde üniversitelerde resmi yazışma ve bildirim süreçleri daha hızlı, güvenli ve hukuki geçerliliğe sahip şekilde yürütülebilecek. Türkiye'de üniversitelerde dijital dönüşüm çalışmalarına önemli bir adım daha eklendi. İzmir Katip Çelebi Üniversitesi tarafından geliştirilen Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) ile TÜRKKEP'in Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) altyapısı arasında yürütülen entegrasyon çalışmaları tamamlandı. Yaklaşık iki yıl süren çalışmanın ardından hayata geçirilen sistem, ÜBYS kullanan üniversitelerin resmi iletişim süreçlerini elektronik ortama taşıyacak.
Yeni entegrasyon sayesinde üniversiteler; kamu kurumları, diğer üniversiteler, akademik ve idari personel, öğrenciler ve tedarikçilerle gerçekleştirdikleri resmi yazışmaları doğrudan ÜBYS üzerinden KEP sistemi aracılığıyla yürütebilecek. Böylece mevcut iş akışlarında herhangi bir değişikliğe gerek kalmadan resmi belge ve bildirim süreçleri dijital ortamda yönetilebilecek. Özellikle personel tebligatları, öğrenci işleriyle ilgili bildirimler, ihale ve sözleşme süreçleri ile kurumlar arası resmi yazışmalarda kullanılacak sistem, iletişim süreçlerinde hem hız hem de hukuki güvence sağlayacak. KEP altyapısı sayesinde gönderilen iletilerin hangi tarihte gönderildiği, teslim edildiği ve içeriğinin değiştirilmediği yasal geçerliliğe sahip kayıtlarla güvence altına alınacak.
Üniversitelerde her gün çok sayıda belge ve resmi yazışmanın yürütüldüğüne dikkat çekilirken, yeni sistemin operasyonel yükü azaltması ve süreçleri daha izlenebilir hale getirmesi bekleniyor. Böylece hem zaman tasarrufu sağlanacak hem de fiziksel evrak kullanımının azaltılmasıyla maliyetlerin düşürülmesine katkı sunulacak. Konuyla ilgili değerlendirmelerde bulunan TÜRKKEP Genel Müdür Yardımcısı Erçin Tunca Türerer, kurumların dijital dönüşüm süreçlerinde yalnızca hizmet sağlayıcısı değil, aynı zamanda teknoloji çözüm ortağı olarak hareket ettiklerini belirtti. ÜBYS ile gerçekleştirilen entegrasyonun bunun önemli örneklerinden biri olduğunu ifade eden Türerer, üniversitelerin resmi iletişim süreçlerini artık daha güvenli, izlenebilir ve sürdürülebilir şekilde yönetebileceğini söyledi.
Türerer, üniversitelerde yoğun belge trafiği ve çok sayıda paydaşla yürütülen iletişim süreçlerinde kullanılan sistemlerin yalnızca güvenli olmasının yeterli olmadığını, mevcut altyapılarla uyumlu çalışmasının ve teknik destek sunabilmesinin de büyük önem taşıdığını vurguladı. Yeni entegrasyonun, yükseköğretim kurumlarının dijitalleşme hedeflerine katkı sağlaması ve resmi yazışma süreçlerini daha etkin hale getirmesi beklenirken, ÜBYS kullanan üniversitelerde KEP kullanımının da yaygınlaşacağı öngörülüyor. Bu gelişme, üniversitelerin dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir aşama olarak değerlendiriliyor. (Kaynak: medyametrik.com)